個人情報の取扱いの具体的な事項

個人情報の取扱いの具体的な事項

• ＪＲ東日本レンタリース株式会社（東京都千代田区神田練塀町85番地、代表者 代表取締役 堀江 和王。以下、「当社」という。）は、当社の業務を円滑に行うため、業務上必要となる個人情報を取得しますが、これらの個人情報は、｢個人情報の取扱いに関する基本指針｣のほか、以下のとおり取扱います。

１.個人情報の利用目的

• 当社が取得した個人情報の利用目的は次のとおりです。なお、当社は、業務の受委託に伴い、業務の受委託先に必要な範囲で当社が取得した個人情報を提供することがあります。

• （１） 　お客さまから取得した個人情報の利用目的

• 　ア 　レンタカー、その他事業（※）及びこれに関連したサービスの提供を含む契約の締結及び履行、契約後の管理並びに提供したサービスのアフターサービスの実施のため

• 　イ 　お客さまにレンタカー、カーリース、その他事業（※）及びこれに関連したサービスの提供に必要な連絡のため（宅配業者等へ商品等の発送を依頼する場合を含みます。）

• 　ウ 　お客さまの本人確認及び審査をするため

• 　エ 　レンタカー事業におけるレンタカー会員の管理のため

• 　オ 　レンタカー、カーリース、その他事業（※）及びこれに関連したサービスに関する料金の請求収納及び債権保全のため（信販会社等へクレジットカード等による支払い手続きを依頼する場合を含みます。）

• 　カ 　市場調査その他の調査研究のため

• 　キ 　個人情報を統計的に集計・分析し、個人を識別・特定できない形態に加工した統計データを作成するため

• 　ク 　経営上必要な各種の管理を行うため

• 　ケ 　懸賞、キャンペーン等の実施のため

• 　コ 　取引先との契約の締結及び履行並びに契約後の管理のため

• 　サ 　お客さまからのお問い合わせやご意見を承り及び回答するため

• 　シ 　お客さまの興味・傾向等に合わせて広告の配信やコンテンツ提供をするため

• 　ス 　お客さま及び従業員のセキュリティの確保のため

• 　※ 　その他事業とは、当社の定款に定める全ての事業です。詳しくは、当社の会社案内「事業内容」をご覧下さい。

• （２） 　社員、採用応募者及び退職者並びにその家族等から取得した個人情報の利用目的

• 　ア 　採用関連情報の提供及び採用に関する業務のため

• 　イ 　雇用管理（出向・転籍を含みます。）に関する業務のため

• 　ウ 　給与等の支払いに関する業務のため

• 　エ 　福利厚生等に関する業務のため

• 　オ 　健康管理等に関する業務のため

• 　カ 　退職後の諸手続きのため

• 　キ 　法令上必要な諸手続き及び連絡等のため

• 　ク 　その他、業務上必要な諸手続き及び連絡等のため

• （３） 　特定個人情報の利用目的

• 　ア 　健康保険及び雇用保険等に関する事務のため

• 　イ 　厚生年金及び国民年金等に関する事務のため

• 　ウ 　給与、賞与及び年末調整等、所得税源泉徴収等に関する事務のため

• 　エ 　源泉徴収票、給与支払報告書等の作成及び提出に関する事務のため

• 　オ 　社員持株会等の事務のため

• 　カ 　法定の支払調書等の作成及び提出に関する事務のため

• 　キ 　その他、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）」等に定める事務のため

２.個人情報の共同利用

• 当社は、以下に掲げるとおり個人情報の共同利用を行います。

• （１） 　えきねっとサービス提供に伴う個人情報の共同利用

• 　ア 　共同利用する個人情報の項目
  えきねっと会員番号、氏名、氏名かな、生年月日、住所、電話番号（自宅／携帯）、メールアドレス（もしくは携帯メールアドレス）

• 　イ 　共同利用者の範囲
  東日本旅客鉄道株式会社、株式会社ＪＲ東日本ネットステーション、株式会社ＪＲ東日本びゅうツーリズム＆セールス

• 　ウ 　利用目的
  ① 道路運送法第80条第１項に基づくレンタカーの事業許可を受けた事業者として、貸渡契約締結時に貸渡証を作成する等、事業許可の条件として義務付けられている事項を遂行するため。
  ② えきねっと会員に対し、レンタカー及びこれらに関連したサービスの提供をするため。
  ③ 貸渡契約の締結に際し、会員に関し、本人確認及び貸渡契約の締結の可否についての審査を行うため。
  ④ えきねっと会員に対し、レンタカー、中古車、その他の当社が取り扱っている商品の紹介及びこれらに関するサービス等の提供、並びに各種イベント、キャンペーン等の開催について、宣伝印刷物の送付、eメールの送信等の方法により案内するため。
  ⑤ 当社の取り扱う商品及びサービスの企画開発、又はお客さま満足度向上策の検討を目的として、会員にアンケート調査を実施するため。
  ⑥ 個人情報を統計的に集計、分析し、個人を識別、特定できない形態に加工した統計データを作成するため。
  ⑦ その他上記各目的に準ずるか、これらに関する目的のため

• 　エ 　個人情報の管理について責任を有する者の名称
  東日本旅客鉄道株式会社、株式会社ＪＲ東日本ネットステーション

• （２） 　レンタカーをご利用になる場合の個人情報の共同利用

• 　ア 　共同利用する個人情報の項目
  氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、メールアドレス、免許証情報、レンタカーの利用情報

• 　イ 　共同利用者の範囲
  株式会社駅レンタカーシステム、フランチャイジー各社（※１）、提携レンタカー会社（※２）
  （※１）フランチャイジー各社：
  株式会社JR北海道ソリューションズ、株式会社東海交通事業、JR西日本レンタカー＆リース株式会社、株式会社駅レンタカー四国、JR九州レンタカー＆パーキング株式会社
  （※２）提携レンタカー会社：
  トヨタ自動車株式会社、株式会社日産カーレンタルソリューション、ニッポンレンタカーサービス株式会社、オリックス自動車株式会社、三菱自動車ファイナンス株式会社、株式会社イデックスオート・ジャパン

• 　ウ 　利用目的
  「１．個人情報の利用目的（１）お客さまから取得した個人情報の利用目的」で定めた目的

• 　エ 　個人情報の管理についての責任を有する者の名称
  ＪＲ東日本レンタリース株式会社（当社商品の場合）
  株式会社駅レンタカーシステム（同社商品の場合）

３.個人情報の第三者提供

• （１） 　当社は、「１.個人情報の利用目的」に記載した目的及び次のいずれかに該当する場合を除き、お客さまから取得した個人情報を、あらかじめお客さまの同意を得ることなく、第三者に提供しません。

• 　ア 　法令に基づく場合

• 　イ 　お客さまよりあらかじめ同意を得ている会社に提供する場合

• 　ウ 　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることが困難であるとき

• 　エ 　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることが困難であるとき

• 　オ 　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることにより当該事項の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

• （２） 　（１）にかかわらず、当社は、「１.個人情報の利用目的」に記載した特定個人情報の利用目的に該当する場合又は番号法等に定める場合を除き、特定個人情報を第三者に提供しません。

４.個人情報の安全管理のために講じた措置

• 当社は、個人情報を安全に管理するための措置として、以下に示した項目等を実施します。

• （１） 　基本方針の策定
  

    個人情報の適正な取扱いのために「個人情報の取扱いに関する基本方針」を策定し、公表します。

• （２） 　個人データ等の取扱いに係る規律の整備
  

    適正な取得・保管・利用・管理等を行うことを目的として、個人情報の取扱いに関する社内規程を策定します。

• （３） 　組織的安全管理措置
  

    個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取扱う従業員を明確化し、個人情報の漏えい等の事故が発生した場合の責任者への連絡体制を整備します。

• （４） 　人的安全管理措置
  

    従業員に個人情報の取扱いに関する留意事項等について、定期的に教育訓練を実施するとともに、個人情報に関する秘密保持に関する事項を社内規程に記載します。

• （５） 　物理的安全管理措置
  

    個人情報の廃棄又は削除にあたっては、裁断、溶解又は物理的な破壊等、復元が困難な方法で処理します。

• （６） 　技術的安全管理措置
  

    外部からの不正アクセスの防止のための措置を行います。
  個人データを保管又は社外へ移送する場合は、暗号化、パスワード設定等の必要な漏えい防止のための措置を行います。

• （７） 　外的環境の把握
  

    個人データを保管している外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で、個人データの安全管理を安全に管理するための必要かつ適切な措置を行います。

• （８） 　従業員の監督
  

    従業員による個人データの取扱状況を把握するために、年1回以上の監査等を行うことにより、法令及び社内規程等に合致した運用がなされていることを確認し、問題がある場合には速やかに改善します。

• （９） 　委託先の監督
  

    委託先による個人データの取扱状況を把握するために、年1回以上の監査等を行うことにより、契約及び法令等に合致した運用がなされていることを確認し、問題がある場合には必要な措置を講じます。

５.個人情報の開示等の手続き

• 当社は、当社が取得した個人情報及び第三者提供記録に関して、ご自身の情報及び記録の開示等をご希望される場合は、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認した上で、合理的な期間、法令等に定められた範囲内で対応します。また一部の開示等のご請求については手数料をお支払いいただきます。

• （１） 　開示等の内容
  

    ア　利用目的の通知（有料）
  イ　開示（有料）
  ウ　内容の訂正、追加又は削除
  エ　利用の停止又は消去
  オ　第三者への利用提供の停止
  
  なお、利用の停止又は消去に伴い、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます（なお、関係法令に基づき保有しております個人情報については、利用の停止又は消去のご請求には応じられない場合があります。）

• （２） 　開示等のご請求先
  

    開示等のご請求をされる場合は、当社所定の開示等の個人情報開示等請求書（注１）に必要事項を記入し、ご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認するために必要な書類（注２）及び郵送の場合は手数料（注３）を同封又は添付のうえ次の宛先まで、書留、簡易書留、配達記録郵便など、配達記録が残る方法又は電子メールによりお申し込み下さい。
  この方法によらない開示等のご請求（当社に直接お越しいただいた場合も含みます）には応じられませんので、ご了承下さい。
  また、個人情報開示等請求書の記載に不備があった場合並びにご自身及びお申し出いただいた方がご本人であることを確認できない場合は、その旨をご連絡申し上げ、再請求をご案内しますが、ご連絡後２週間を経過しても再請求がない場合は、開示等のご請求がなかったものと対応し、手数料も返却しません。

開示等の請求先
【郵送による請求の場合】
〒101-0022
東京都千代田区神田練塀町85番地 JEBL秋葉原スクエア６F
ＪＲ東日本レンタリース株式会社　総務企画部

【電子メールによる請求の場合】
メールアドレス：privacy@jrerl.co.jp

　 ※ 　一般的に、電子メールの送受信データは暗号化されません。悪意のある第三者により不正に傍受、改ざんされる可能性があります。秘密を厳守されたい方は、郵便で開示請求書を送付してください。

• （３） 　開示等のご請求の結果の通知方法
  

    お申し出いただいた方（個人情報開示等請求書に記載された請求者の氏名並びに住所）宛てに、書面で郵便（日本郵便株式会社の本人限定受取郵便）により通知します。また開示等を行わない場合（注４）に該当する場合は、その理由を付記して通知します。なお通知までに日数を要することがありますので、ご了承下さい。

• （４） 　開示等のご請求により取得した個人情報の利用目的
  

    開示等のご請求により取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用します。また提出いただいた書類は、適正に破棄します。

６.お問い合わせ窓口

• 当社が取得した個人情報に関する苦情及びお問い合わせについては、次のお問い合わせ先まで、電話、メール又は郵便によりお申し出ください。
  この方法によらない苦情等の受付（当社に直接お越しいただいた場合も含みます。）には応じられませんので、ご了承ください。

お問い合わせ先
〒101-0022
東京都千代田区神田練塀町85番地 JEBL秋葉原スクエア６F
ＪＲ東日本レンタリース株式会社　総務企画部
電話：03-3251-6855　(受付時間　9：30～17：30　土日祝日、年末年始を除く)
メールアドレス：privacy@jrerl.co.jp

• 当社所定の個人情報開示等請求書は、次の方法により交付します。
  なお、FAX又は郵送による交付をご希望される場合は、個人情報開示等請求書の交付をご希望される旨及びFAXの場合はご希望される方のFAX番号、郵送の場合はご希望される方の氏名・住所を記載のうえ、FAX又は郵便によりお申し込みください。
  
  ・当社ウェブサイト・・・「個人情報開示等（開示、訂正、利用停止等）請求書」のダウンロードはこちら【PDF/228KB】
  ・FAX　03-3251-9710
  ・郵送：〒101-0022 東京都千代田区神田練塀町85番地 JEBL秋葉原スクエア６F
  　ＪＲ東日本レンタリース株式会社　総務企画部

• 《請求者本人の氏名及び現住所の記載があるもの。（以下のいずれかの写し）》
  運転免許証、個人番号カード（表面のみ）又は写真付住民基本台帳カード、
  パスポート、在留カード又は特別永住者証明書、
  健康保険被保険者証と３箇月以内に取得した住民票（マイナンバー記載のないもの）

• なお、お申し出いただいた方がご自身以外の場合さらに次の書類も同封してください。
  
  ・お客さまが未成年者又は成年被後見人の場合はその法定代理人
  　戸籍謄本又は成年後見登記事項証明書など、法定代理権があることを確認できる書類
  
  ・お客さまが開示等請求を行うことにつき委任した代理人
  　委任状など、代理権があることを確認できる書類
  「委任状」のダウンロードはこちら 【PDF/60KB】

• 有料となる開示等のご請求をされる場合は、１件につき624円の手数料をお支払いいただきますので、返信用封筒と624円分の郵便切手を同封してください。
  なお、郵便為替の場合は、郵便局所定の手数料が別途かかります。
  また、手数料が過剰であった場合でも、差額は返却しません。手数料が不足していた場合及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、ご連絡後２週間を経過してもお支払いがない場合は、開示等を行わないことと決定し、手数料は返却しません。

• 次のいずれかに該当する場合は開示等を行いません。また手数料は返却しません。

• 【１】利用目的の通知

• １) 利用目的が明らかな場合

• ２) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合

• ３) 会社の権利又は正当な利益を害する恐れがある場合

• ４) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

• ５)請求に係る保有個人データが存在しない場合

• ６)請求者が所定の手数料を支払わない場合

• 【２】開示

• １) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合

• ２) 会社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合

• ３) 他の法令に違反することとなる場合

• ４) 他の法令の規定により特別の手続きが定められている場合

• ５) 請求に係る保有個人データが存在しない場合

• ６) 請求者が所定の手数料を支払わない場合

• 【３】訂正、追加又は削除

• １) 保有個人データの内容が事実であった場合

• ２) 他の法令の規定により特別の手続が定められている場合

• ３) 利用目的から見て訂正等が必要でない場合

• 【４】利用の停止又は消去

• １) あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で取扱っている場合（違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む。）

• ２) 適正な方法で取得している場合（違反を是正するために必要な限度を超える場合を含む。）

• ３) 多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合

• 【５】第三者提供の停止

• １) あらかじめ本人の同意を得て提供している場合

• ２) 法令に基づく場合

• ３) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

• ４) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

• ５) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより、当該事項の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

• ６) 多額の費用を要する等、利用の停止又は消去、提供の停止を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとる場合